Rapprochement de documents

Personnaliser plusieurs documents dans un courrier papier

Rapprocher des documents lors d’un envoi de courrier signifie s’assurer que plusieurs documents personnalisés correspondent bien au destinataire du courrier.

A partir du moment où dans un courrier il y a plusieurs documents qui sont personnalisés, on doit faire du rapprochement pour vérifier qu’on met bien les bons documents au bon destinataire.

courrier personnalisé

courrier personnalisé 1

   

courrier personnalisé 2

courrier personnalisé 2

Occasions de communication

Voici quelques exemples où le rapprochement est nécessaire :

  • courrier personnalisé / bons de réductions personnalisés
  • courrier personnalisé / carte de fidélité personnalisé
  • lettre d’invitation /  carton d’invitation personnalisé
  • courrier comportant plusieurs pages personnalisées
  • courrier personnalisé / bon de commande personnalisé
  • courrier personnalisé dans une enveloppe avec le pavé adresse (donc personnalisé). C’est une des raisons qui incite à utiliser des enveloppes à fenêtre : pour éviter un rapprochement.
  • etc…
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Définition d’un routeur

Regrouper, conditionner, expédier… le routeur achemine vos messages

mailing postal, image WikipediaLe routage est une étape importante de la diffusion de messages en nombre. Il arrive en bout de chaine :

  1. Choix de l’action de communication : cible, message, échéance
  2. Segmentation de la base de donnée clients
  3. Création du contenu du message et validations
  4. Impression des différents documents (lettre, enveloppe, dépliant, etc.)
  5. Routage : Personnalisation, constitution des plis, mise sous pli/film/colis, tri, affranchissement…
  6. Expédition postale ou par transporteur

Même si elle est en fin de chaine, l’étape routage constitue est à prendre en considération dès la conception du message. En effet, les formats de messages, les contenus n’auront pas tous le même traitement. L’objectif est de pouvoir industrialiser l’envoi pour optimiser les coûts.

Routeur

Fonctions d’un routeur

routage courrier papier, image wikipediaLe routeur va donc pouvoir :

  • Gérer votre fichier d’adresse
  • Personnaliser vos messages
  • Emballer vos messages (mettre dans une enveloppe, sous film, dans un colis, etc.)
  • Faire les tris postaux
  • Imprimer l’adresse sur les plis si besoin
  • Affranchir
  • Remettre à votre transporteur ou à La Poste

NB : le terme du routage, ou de routeur est utilisé aujourd’hui beaucoup pour le secteur informatique. Il reprend finalement la signification d’origine du mot, à savoir utiliser des chemins pour acheminer un message