Faire un rétroplanning

Préparer une opération de communication avec un rétroplanning

Une opération de communication est un projet avec des intervenants, des prestataires, des étapes, et surtout des dates butoirs à ne pas dépasser. Pour réussir ce projet il faut établir un rétroplanning : un document qui regroupe toutes les étapes du projet avec des dates de réalisation. Il permet :

  • de savoir où on en est dans le projet,
  • d’organiser le travail d’équipe et impliquant chaque intervenant sur ses délais de réalisation,
  • d’anticiper tout décalage de projet

Pour vous aider dans cette tâche voici quelques conseils.

Une liste de tâches à faire, organisée par date

to do listeLa première date qu’on positionne est la date de livraison au destinataire final. Cette date peut être déterminée par un évènement commercial (exemple promotion du 10 au 15 juin !).

Pour arriver à cet objectif il faut ensuite :

  • établir une liste de tâches.
  • pour chacune des tâches, en estimer le délai nécessaire
  • positionner les tâches sur le calendrier (date de début, date de fin, durée) – Si ces tâches sont pilotées par vous, il faut aussi positionner les ressources nécessaires (machines, financières, humaines) selon
    • leur ordre (y-a-t-il des étapes qui doivent être réalisées obligatoirement avant?),
    • Est-ce que plusieurs tâche peuvent être réalisées en même temps ?
  • positionner les étapes de validation
  • Estimer les marges de manœuvre (les délais en plus qui permettent de faire face à un éventuel retard)

La réussite du projet consiste à

  • ne pas oublier de tâche
  • allouer les ressources nécessaires et le temps nécessaire à chaque tâche

Pour anticiper au maximum ce qui peut arriver sur un projet, il est important de se référer à l’historique : a-t-il été déjà fait ? Quel délais a-t-il nécessité ? Quelles difficultés ont été rencontrées ?

Gestion de projet et diagramme de Gant

diagramme de ganttLe diagramme de Gant est un outil très utilisé en gestion de projet. Il permet de visualiser les différentes tâches dans le temps et qui composent un projet. On y positionne :

  • en abscisse les unités de temps (mois, semaine ou en jours)
  • en ordonnée les différents postes de travail (ou les différentes tâches)

Spécificité des opérations de communication

Dans les opérations de communication, il est fréquent de ne pas avoir de marge de manœuvre ou très peu. L’autre spécificité est qu’on utilise régulièrement des prestataires ou intervenant extérieurs dans le projet. Il  faut donc leur communiquer le plus en amont possible ce rétroplanning et les contraintes du projet pour qu’ils les prennent en compte et s’y engagent. Enfin en cas de décalage, il faut refaire un rétroplanning et prévenir tous les intervenants.

Blanc tournant, fond perdu, débords

Des espaces liées aux contraintes de l’impressionRepères d'impression

A la conception d’un document il faut prévoir des espaces blancs pour permettre d’obtenir le format final choisit du document. L’imprimeur aura besoin de ces espaces pour caler ses machines. Voici trois expressions utilisées sur ces thématiques et les notions qu’elles recouvrent :

  • Blanc tournant : il s’agit d’un bord entre les éléments imprimés et le bord du document non imprimé. Il s’agit avec ce blanc de faciliter la découpe au format final.
  • Fond perdu ou débords : partie de l’image qui déborde de la zone d’impression et qui ne se voit pas après la découpe. Pour éviter le fond perdu, on utilise un blanc tournant (cf. ci-dessus)

Procédés d’impression

Procédés d’impression traditionnels

  • impression offset

    image wikipedia

    Impression offset

C’est le procédé de référence de l’impression. Cette impression est réalisée avec des encres grasses et de l’eau. L’impression Offset se réalise à partir d’une plaque de métal sur laquelle est copiée la forme du cliché. On reproduit ou « décalque » l’image sur un cylindre en caoutchouc, puis du cylindre au papier. Cf. Article sur l’impression offset dans Wikipedia.

Il existe plusieurs types d’impression offset :
– Le procédé conventionnel (humide) sur le principe de la répulsion eau-graisse
– Le Waterless (sans mouillage) où ce sont les propriétés de la plaque qui détermine les zones imprimables

Il existe également différents types de presse :
Presse feuille à feuille : imprime directement sur une feuille de papier
Presse rotative : imprime directement sur une bobine de papier (plus rapide) cf. Rotative Offset de presse dans Wikipedia.

  • Héliogravure ou rotogravure

Ce type d’impression est adapté aux tirages très importants (supérieur au million d’exemplaire) ou qui nécessitent un très haut niveau de qualité. Elle utilise un cylindre gravé. L’encre est projetée des trous que la gravure a créé sur le cylindre vers le papier, le support. Cf. Article sur l’Héliogravure dans Wikipedia.

  • Flexographie

Le flexographie permet d’imprimer sur des emballages (cartons ondulés, des sacs plastiques et films polyéthylène, etc. ) grâce à une impression en relief. CF. Article sur la Flexographie sur Graphiline.com.

Impression numérique

  • Impression jet d’encre

Cette technique utilise une encre liquide projetée soit en continu, soit à la demande. Il s’agit du seul procédé d’impression sans contact. Elle a donc des applications très variées : documents de grande laize (largeur), textile, etc. Cf. Article sur le Jet d’encre dans Wikipedia.

  • Impression laser

    Image du site commentcamarche.net

    Impression laser (Électrophotographie ou xérographie)

L’impression laser utilise de la poudre ou du liquide (au lieu de l’encre). Le document est traité directement dans son ensemble ce qui rend l’impression laser rapide. L’imprimante laser utilise un cylindre d’impression qui est recouvert d’un photoconducteur (tambour). Ce tambour est exposé à la lumière pour former l’image à imprimer. On y dépose la poudre ou le liquide, puis l’imprimante chauffe et presse pour fixer l’encre. Cf. Article sur l’impression laser dans Wikipedia.

  • Impression à sublimation thermique

Ce type d’impression utilise de la cire chauffée, puis projetée sur le document. Ce procédé permet d’obtenir jusqu’à 16,7 millions de couleurs. Contrairement à l’impression laser ou jet d’encre en quadrichromie, la sublimation thermique ne rend pas une nuée de points de couleurs. Il y a également aucune bavure d’encre. Ce type d’impression n’est pas adapté pour le noir et blanc (le noir n’est pas net). Cf. Article sur l’impression à sublimation thermique dans Wikipedia.

impression quadri

image du site wikibooks

Impression en quadrichromie

L’impression en quadrichromie est l’impression à partir de 4 couleurs : jaune, cyan, magenta et noir. Il s’agit de superposer 4 trames de points, pour obtenir par effet optique la couleur recherchée. L’impression offset est à l’origine de cette quadrichromie. Le noir y a été ajouté au jaune, cyan, magenta pour obtenir un ensemble de couleurs. Cf. Article sur l’impression quadri dans Wikipedia.

Plis de papier

Plis, pliures, en fonction des formats d’enveloppes

La fonction première d’une pliure est d’offrir un moyen de faire rentrer le format du papier dans l’enveloppe. Elle peut avoir d’autres vertues :

  • inciter le lecteur à prendre conscience du contenu
  • créer une certaine « surprise »
  • donner un ordre de lecture au contenu.

Il existe de nombreux types de plis. Voici les principaux :

Plis utilisés dans les mailings papiers

  • pli en en deux, pli simplePli simple ou pli en deux : il s’agit de faire un pli dans la longueur de la feuille. Ce pli est utilisé pour faire de l’encartage : on superpose des feuilles avec un pli simple les unes derrière les autres

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  • pli rouléPli roulé : la feuille est plié en trois tiers dans le sens de la largeur. Ce type de pli est très utilisé pour mettre des feuilles A4 dans des enveloppes DL. Les dimensions recommandées des plis sont 100mm / 100mm / 97mm (volet intérieur) pour une feuille A4.

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  • pli fenêtrePli fenêtre : il permet de faire apparaitre le contenu comme sur une fenêtre. Le plus souvent il est utilisé sur un format A3 pour des plaquettes et insérés dans des formats d’enveloppe C4. Dans ce cas, il faut faire deux plis : 105mm / 315mm, de telle manière à avoir deux volets qui s’ouvrent sur un contenu central.

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  • pli accordeonPli accordéon aussi appelé pli en Z : il s’agit de faire plusieurs plis à la suite dans le sens de la largeur. Tous les plis sont à même distance les uns des autres. Ce type de pli est notamment utilisé pour certaines cartes géographiques.

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  • pli economiquePli économique : La feuille est pliée une première fois en deux, et repliée en deux pour obtenir un 4 volets de même dimension, soit 8 pages. Ce pli permet d’obtenir 8 pages avec un minimum de façonnage (d’où son nom).

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  • pli portefeuillePli portefeuille : La feuille est pliée comme le pli fenêtre en 1/4 puis au 3/4, avec un volet central qui fait le double des volets extérieurs. Le volet central est plié au milieu. Les 2 volets intérieurs ont la même taille mais, doivent être plus court de 2 mm, chacun par rapport aux volets extérieurs

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  • pli croiséPli croisé : (aussi appelé pli en 4), un pli dans le sens de la longueur et un pli dans le sens de la largeur. Il permet une ouverture en deux temps.

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.Pour plus d’information sur les plis, rendez-vous sur l’article pliure de wikipedia.

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Bord Franc en premier dans l’enveloppe

Pour faciliter la mécanisation de la mise sous plis, il est nécessaire de faire rentrer un bord franc (le bord plié) le premier dans l’enveloppe. De ce fait les plis comme les plis en accordéon sont parfois difficile à mécaniser.

Rapprochement de documents

Personnaliser plusieurs documents dans un courrier papier

Rapprocher des documents lors d’un envoi de courrier signifie s’assurer que plusieurs documents personnalisés correspondent bien au destinataire du courrier.

A partir du moment où dans un courrier il y a plusieurs documents qui sont personnalisés, on doit faire du rapprochement pour vérifier qu’on met bien les bons documents au bon destinataire.

courrier personnalisé

courrier personnalisé 1

   

courrier personnalisé 2

courrier personnalisé 2

Occasions de communication

Voici quelques exemples où le rapprochement est nécessaire :

  • courrier personnalisé / bons de réductions personnalisés
  • courrier personnalisé / carte de fidélité personnalisé
  • lettre d’invitation /  carton d’invitation personnalisé
  • courrier comportant plusieurs pages personnalisées
  • courrier personnalisé / bon de commande personnalisé
  • courrier personnalisé dans une enveloppe avec le pavé adresse (donc personnalisé). C’est une des raisons qui incite à utiliser des enveloppes à fenêtre : pour éviter un rapprochement.
  • etc…

Format à l’Italienne et format à la Française

Format de document : le standard ou le paysage

L’univers de l’impression est rempli de termes spécifiques. Parmi ceux-ci on trouve les expressions « format à l’italienne » et « format à la française » ce qui signifie :

  • format à la françaiseFormat à la française signifie que le bord franc (ou le bord plié) est le côté le plus long du document (qui est rectangle). Il s’agit en fait d’un format standard avec un document dans sa hauteur
  • Format à l’italienne signifie que le bord franc (ou le bord plié) est le côté le plus petit du document (qui est rectangle). On peut appeler aussi ce format, le format paysage.

L’information du format du document est importante si on est amené à mettre ces documents dans une enveloppe, et/ou à mécaniser leur envoi postal :

  • format à l'italienneLe bord franc (le plus petit côté d’un document à l’italienne et le plus grand côté d’un document à la française) est celui qui rentre en premier dans l’enveloppe.
  • Le bord franc est la partie du document que les machines prennent en premier si on mécanise la production. Le sens du document implique donc des réglages différents

Comparaison des outils de marketing direct

Avantages et occasion d’utilisation des principaux outils de marketing direct

marketing directLes outils de marketing direct les plus utilisés dans les entreprises sont :

  1. Le phoning
  2. L’emailing
  3. Le mailing papier, ou l’envoi de courrier, catalogue

On peut aussi citer le fax mailing ou le SMS Marketing, mais leur utilisation semble moins répendue.

Téléprospection pour des fichiers ciblés

Définition : le phoning (aussi appelé téléprospection)  consiste à téléphoner à de multiples contacts pour récolter des informations, prendre un rendez-vous ou vendre directement.

  • Les difficultés : ça prend du temps donc ça coûte cher, il faut passer le barrage des secrétaires et les cibles sont un peu saturé de cette démarche.
  • Les avantages : si on arrive à la bonne cible c’est un excellent moyen de la convaincre. Le phoning permet aussi de récolter des informations (organisation hiérarchique, nom des contacts, adresse mail, etc.)
  • Moment d’utilisation : on l’utiliser le plus souvent quand on a déjà des informations sur la structure et pour prendre rdv avec un prospect / client
  • Pour inciter à faire quoi ? : prendre un rendez-vous
  • pour plus d’informations nous vous conseillons l’article : 6 conseils pour réussir un argumentaire de téléprospection

L’e-mailing

Définition : envoi par courrier électronique d’un message commercial.

  • Les difficultés : les cibles sont saturées et il est parfois difficile de trouver la bonne adresse
  • Les avantages : coût très réduit
  • Moment d’utilisation : il y a une telle « pollution » des messageries électroniques avec des messages à caractères commerciaux que les cibles commencent à n’être attentives que quand elles vous connaissent déjà (fidélisation ou après un premier contact autre)
  • Pour inciter à faire quoi ? : acheter en ligne, se déplacer en magasin, visiter un site web
  • pour en savoir plus nous vous conseillons le dossier du journal du net sur le mail marketing

Le mailing papier, l’envoi de catalogue

Définition : envoi de message commercial par courrier postal.

  • Les difficultés : le coût est relativement élevé
  • Les avantages : bonne réactivité des cibles (de moins en moins de monde communique en papier, donc les cibles sont plus réceptives), les cibles peuvent garder votre message.
  • Moment d’utilisation : efficace dans la partie fidélisation, le courrier postal apporte également de bons résultats en prospection. Il est possible en effet de trouver de bons fichiers, et le volume de message utilisant ce canal diminue. Les cibles y sont donc plus attentives
  • Pour inciter à faire quoi ? : acheter, se déplacer en magasin, préparer ses achats
rétroplanning campagne de communication

Image du site du Conseil Général de l’Isère

Le Multicanal, une solution pour être sur de toucher les cibles

Ces différents outils de marketing direct doivent s’articuler au cours d’une campagne de communication au cours de laquelle les cibles pourront être touchées par plusieurs supports.

Sélectivité des messages marketing

Sélection des documents du message en fonction de la cible

cible marketingLes mailings papier peuvent avoir un contenu personnalisé. Cela est possible grâce aux équipement industriels actuels des routeurs. Il s’agit sur une campagne de mailing papier d’insérer un document en fonction du ciblage établi.

Par exemple sur une campagne, on peut établir qu’un document ne sera envoyé qu’à la cible A, un autre document qu’à la cible B, et qu’un même document de base sera envoyé à la cible A et B, etc. De cette manière le contenu des messages sur une même campagne de mailing papier pourra être adapté à chaque cible déterminée.

Regroupement des envois de courriers

Kub PostalEn plus de son avantage sur le ciblage du message, la sélectivité dans le routage permet de diminuer le nombre d’envoi, et le nombre de lot. Au lieu de produire une campagne pour la cible A, de la terminer et de passer à la campagne pour la cible B, on produit tout en même temps. La machine insère dans le plis automatiquement le document destiné à le cible A ou le document destiné à la cible B.

Ce n’est plus le contenu de l’envoi qui détermine l’ordre de fabrication, c’est l’adresse. C’est ainsi qu’on tri les adresse pour faciliter la distribution postale, afin de déterminer l’ordre de fabrication des plis.

Imposition et Cahier pour un imprimeur

Le vocabulaire des domaines de l’impression utilise des mots spécifiques. Pour faciliter la compréhension voici une explication de deux thèmes importants :

L’imposition : place sur une feuille les pages d’un ouvrage

Il s’agit de placer les feuilles sur une grande page afin qu’après le pliage on puisse obtenir un document avec les pages dans le bon ordre !

Ainsi pour un document en 8 pages (ou poses) sur deux feuilles on peut mettre  :

  • la page 1 avec la page 8 au recto, au verso la 2 et la 7
  • la page 3 avec la page 6 au recto, au verso la 4 et la 5

Voici un autre exemple visuel issu de l’article de Wikipedia sur l’imposition :

imposition d'un cahier de 16 pages

Le cahier : pages superposées et imprimées dans l’ordre de leur lecture

encarterLe cahier correspond à des feuilles superposées sur lesquelles plusieurs pages sont imprimées dans l’ordre où elles sont lues. Après pliure les cahiers peuvent-être encartés et reliés avec une picure à cheval (agrafe métal) .

Format des bobines

Les bobines de papier ont deux avantages principaux :

  • Réduire les coûts dès que l’on est sur un volume de document important (par exemple supérieur à 10 000 exemplaires)
  • Permettre de créer des formats particuliers, obtenus après découpe (ou massicotage) de la bobine

bobine formatPrincipaux format de Bobine papier et nombre de pose de document

Sur une bobine de papier on fait la plupart du temps plusieurs « documents à la pose ». Cela signifie que sur la largeur de la bobine (ou laize) on imprime plusieurs documents en un seul passage.

Il y a trois notions liées à la Bobine de papier pour de l’impression en continue (= impression sur bobine) :

  • la laize : largeur du papier
  • le diamètre : diamètre du rouleau (mandrin inclus cf. ci-dessous)
  • le mandrin : pièce au centre du rouleau qui permet de faire tourner la bobine

bobine de papier pour imprimerieBobine 12 pouces par 450 de Laize

Elle permet d’imprimer en une pose :

  • un document A3
  • deux document A4
  • quatre documents A5

Un pouce est égal à 2,54 cm. Dans cet exemple on a 29,7 / 2,54 = 12 pouces

Ce type de bobine est utilisée pour l’impression numérique

Bobine 914 de Laize

Il s’agit d’un format de bobine pour traceur.

Bobine 80 de Laize

Il s’agit d’un format pour les caisses (Terminal Point de Vente). Exemple de format : 80 x 80 x 12

papier bandes carollBandes Caroll ou Pinless

Les Bandes Caroll sont des bandes perforées de chaque côté du papier. Elles servent à entrainer le papier dans l’imprimante. A l’inverse Pinless signifie sans bandes Caroll.