Faire un rétroplanning

Préparer une opération de communication avec un rétroplanning

Une opération de communication est un projet avec des intervenants, des prestataires, des étapes, et surtout des dates butoirs à ne pas dépasser. Pour réussir ce projet il faut établir un rétroplanning : un document qui regroupe toutes les étapes du projet avec des dates de réalisation. Il permet :

  • de savoir où on en est dans le projet,
  • d’organiser le travail d’équipe et impliquant chaque intervenant sur ses délais de réalisation,
  • d’anticiper tout décalage de projet

Pour vous aider dans cette tâche voici quelques conseils.

Une liste de tâches à faire, organisée par date

to do listeLa première date qu’on positionne est la date de livraison au destinataire final. Cette date peut être déterminée par un évènement commercial (exemple promotion du 10 au 15 juin !).

Pour arriver à cet objectif il faut ensuite :

  • établir une liste de tâches.
  • pour chacune des tâches, en estimer le délai nécessaire
  • positionner les tâches sur le calendrier (date de début, date de fin, durée) – Si ces tâches sont pilotées par vous, il faut aussi positionner les ressources nécessaires (machines, financières, humaines) selon
    • leur ordre (y-a-t-il des étapes qui doivent être réalisées obligatoirement avant?),
    • Est-ce que plusieurs tâche peuvent être réalisées en même temps ?
  • positionner les étapes de validation
  • Estimer les marges de manœuvre (les délais en plus qui permettent de faire face à un éventuel retard)

La réussite du projet consiste à

  • ne pas oublier de tâche
  • allouer les ressources nécessaires et le temps nécessaire à chaque tâche

Pour anticiper au maximum ce qui peut arriver sur un projet, il est important de se référer à l’historique : a-t-il été déjà fait ? Quel délais a-t-il nécessité ? Quelles difficultés ont été rencontrées ?

Gestion de projet et diagramme de Gant

diagramme de ganttLe diagramme de Gant est un outil très utilisé en gestion de projet. Il permet de visualiser les différentes tâches dans le temps et qui composent un projet. On y positionne :

  • en abscisse les unités de temps (mois, semaine ou en jours)
  • en ordonnée les différents postes de travail (ou les différentes tâches)

Spécificité des opérations de communication

Dans les opérations de communication, il est fréquent de ne pas avoir de marge de manœuvre ou très peu. L’autre spécificité est qu’on utilise régulièrement des prestataires ou intervenant extérieurs dans le projet. Il  faut donc leur communiquer le plus en amont possible ce rétroplanning et les contraintes du projet pour qu’ils les prennent en compte et s’y engagent. Enfin en cas de décalage, il faut refaire un rétroplanning et prévenir tous les intervenants.

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Blanc tournant, fond perdu, débords

Des espaces liées aux contraintes de l’impressionRepères d'impression

A la conception d’un document il faut prévoir des espaces blancs pour permettre d’obtenir le format final choisit du document. L’imprimeur aura besoin de ces espaces pour caler ses machines. Voici trois expressions utilisées sur ces thématiques et les notions qu’elles recouvrent :

  • Blanc tournant : il s’agit d’un bord entre les éléments imprimés et le bord du document non imprimé. Il s’agit avec ce blanc de faciliter la découpe au format final.
  • Fond perdu ou débords : partie de l’image qui déborde de la zone d’impression et qui ne se voit pas après la découpe. Pour éviter le fond perdu, on utilise un blanc tournant (cf. ci-dessus)

Papier

Type de papier

Grammage papier

Papier

image wikipedia

Le principe du grammage est le suivant : plus le grammage est faible, plus le papier est souple – plus le grammag

e est élevé, plus le papier est robuste. Le papier « standard » de bureau est du 80 g/m².

Papier couché

Le papier couché est un papier qui est recouvert d’une surface de produits minéraux. Il existe différents types de papiers couchés : papier couché mat, semi-mat, brillant…

Ces papiers donnent de bons rendus après impression. (Cf. définition du papier couché dans Wikipedia)

Papier offset

Il s’agit d’une typologie de papier non couché. L’aspect de ce papier est plus « naturel » que le papier couché. Lors d’une impression en quadrichromie l’impression est plus terne.

Conditionnement du papier : Bobine ou page/page

  • L’impression sur le papier peut se faire à partir d’une bobine de papier. Ce fonctionnement permet de faire plusieurs poses sur un passage de papier, (« 2 à la pose », « 4 à la pose »). Il s’agit d’une impression en « mode continu« . Elle nécessite par la suite un façonnage (couper et/ou plier) pour donner au document sa version définitive. La bobine est utilisée pour l’impression industrielle. Cf. Article sur les formats de bobine. NB : ce mode d’impression implique une « gâche », c’est à dire une perte d’impression en début et en fin de bobine.
  • A l’inverse la notion de « page/page » ou « feuille/feuille » correspond à une impression par page. Elle est adaptées pour les volumes limités, et permet d’utiliser du papier classique.

Pour plus d’information voir l’article Imprimante de Wikipedia rubrique méthode de traction papier.

format de papierFormat Papier

  • A5 : 148 x 210 mm
    (poids pour du 80g/m² de 2,5 g)
  • A4 : 210 x 297 mm
    (poids pour du 80g/m² de 5 g)
  • SRA4 : 225 × 320 mm
    (poids pour du 80g/m² de 5,8 g)
  • A3 : 297 x 420 mm
    (poids pour du 80g/m² de 10 g)
  • SRA3 : 320 × 450 mm
    (poids pour du 80g/m² de 11,6 g)

Pour plus d’information sur les formats de papier rendez-vous sur l’article Iso 216 de Wikipédia. De manière générale :

  • Les séries A (ou format A) sont les formats finaux les plus utilisés
  • Les séries B ajoutent des marges au format A
  • Les séries C ajoutent également des marges au format A mais qui sont plus réduites. Cette série est principalement utilisée pour les enveloppes.
  • Les formats de papier Brut RA (format 5% supérieur) et SRA (format 15% supérieur) – ce sont les format pour les imprimeurs.

Papier recyclé, papier écologique

label fsc Il existe plusieurs notions liée au papier « écologique ». Voici quelques éléments importants dans le domaine :

  • PEFC : Programme de reconnaissance des certifications forestières, pour le développement durable de la forêt. (Cf. Label PEFC)
  • FSC : Principes et critères de gestion forestière responsables et durables à respecter (Cf. Label FSC)
  • Imprim’vert : cahier des charges pour les imprimeurs afin de limiter leur impact sur l’environnement
  • EcofolioEcofolio : EcoFolio est l’éco-organisme des papiers qui organise, finance et accompagne la collecte, le tri et le recyclage des papiers. (Cf. Ecofolio)
  • Papier recyclé : Il provient de papiers déjà utilisés. Le papier recyclé peut être moins blanc que le papier traditionnel

Procédés d’impression

Procédés d’impression traditionnels

  • impression offset

    image wikipedia

    Impression offset

C’est le procédé de référence de l’impression. Cette impression est réalisée avec des encres grasses et de l’eau. L’impression Offset se réalise à partir d’une plaque de métal sur laquelle est copiée la forme du cliché. On reproduit ou « décalque » l’image sur un cylindre en caoutchouc, puis du cylindre au papier. Cf. Article sur l’impression offset dans Wikipedia.

Il existe plusieurs types d’impression offset :
– Le procédé conventionnel (humide) sur le principe de la répulsion eau-graisse
– Le Waterless (sans mouillage) où ce sont les propriétés de la plaque qui détermine les zones imprimables

Il existe également différents types de presse :
Presse feuille à feuille : imprime directement sur une feuille de papier
Presse rotative : imprime directement sur une bobine de papier (plus rapide) cf. Rotative Offset de presse dans Wikipedia.

  • Héliogravure ou rotogravure

Ce type d’impression est adapté aux tirages très importants (supérieur au million d’exemplaire) ou qui nécessitent un très haut niveau de qualité. Elle utilise un cylindre gravé. L’encre est projetée des trous que la gravure a créé sur le cylindre vers le papier, le support. Cf. Article sur l’Héliogravure dans Wikipedia.

  • Flexographie

Le flexographie permet d’imprimer sur des emballages (cartons ondulés, des sacs plastiques et films polyéthylène, etc. ) grâce à une impression en relief. CF. Article sur la Flexographie sur Graphiline.com.

Impression numérique

  • Impression jet d’encre

Cette technique utilise une encre liquide projetée soit en continu, soit à la demande. Il s’agit du seul procédé d’impression sans contact. Elle a donc des applications très variées : documents de grande laize (largeur), textile, etc. Cf. Article sur le Jet d’encre dans Wikipedia.

  • Impression laser

    Image du site commentcamarche.net

    Impression laser (Électrophotographie ou xérographie)

L’impression laser utilise de la poudre ou du liquide (au lieu de l’encre). Le document est traité directement dans son ensemble ce qui rend l’impression laser rapide. L’imprimante laser utilise un cylindre d’impression qui est recouvert d’un photoconducteur (tambour). Ce tambour est exposé à la lumière pour former l’image à imprimer. On y dépose la poudre ou le liquide, puis l’imprimante chauffe et presse pour fixer l’encre. Cf. Article sur l’impression laser dans Wikipedia.

  • Impression à sublimation thermique

Ce type d’impression utilise de la cire chauffée, puis projetée sur le document. Ce procédé permet d’obtenir jusqu’à 16,7 millions de couleurs. Contrairement à l’impression laser ou jet d’encre en quadrichromie, la sublimation thermique ne rend pas une nuée de points de couleurs. Il y a également aucune bavure d’encre. Ce type d’impression n’est pas adapté pour le noir et blanc (le noir n’est pas net). Cf. Article sur l’impression à sublimation thermique dans Wikipedia.

impression quadri

image du site wikibooks

Impression en quadrichromie

L’impression en quadrichromie est l’impression à partir de 4 couleurs : jaune, cyan, magenta et noir. Il s’agit de superposer 4 trames de points, pour obtenir par effet optique la couleur recherchée. L’impression offset est à l’origine de cette quadrichromie. Le noir y a été ajouté au jaune, cyan, magenta pour obtenir un ensemble de couleurs. Cf. Article sur l’impression quadri dans Wikipedia.

Plis de papier

Plis, pliures, en fonction des formats d’enveloppes

La fonction première d’une pliure est d’offrir un moyen de faire rentrer le format du papier dans l’enveloppe. Elle peut avoir d’autres vertues :

  • inciter le lecteur à prendre conscience du contenu
  • créer une certaine « surprise »
  • donner un ordre de lecture au contenu.

Il existe de nombreux types de plis. Voici les principaux :

Plis utilisés dans les mailings papiers

  • pli en en deux, pli simplePli simple ou pli en deux : il s’agit de faire un pli dans la longueur de la feuille. Ce pli est utilisé pour faire de l’encartage : on superpose des feuilles avec un pli simple les unes derrière les autres

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  • pli rouléPli roulé : la feuille est plié en trois tiers dans le sens de la largeur. Ce type de pli est très utilisé pour mettre des feuilles A4 dans des enveloppes DL. Les dimensions recommandées des plis sont 100mm / 100mm / 97mm (volet intérieur) pour une feuille A4.

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  • pli fenêtrePli fenêtre : il permet de faire apparaitre le contenu comme sur une fenêtre. Le plus souvent il est utilisé sur un format A3 pour des plaquettes et insérés dans des formats d’enveloppe C4. Dans ce cas, il faut faire deux plis : 105mm / 315mm, de telle manière à avoir deux volets qui s’ouvrent sur un contenu central.

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  • pli accordeonPli accordéon aussi appelé pli en Z : il s’agit de faire plusieurs plis à la suite dans le sens de la largeur. Tous les plis sont à même distance les uns des autres. Ce type de pli est notamment utilisé pour certaines cartes géographiques.

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  • pli economiquePli économique : La feuille est pliée une première fois en deux, et repliée en deux pour obtenir un 4 volets de même dimension, soit 8 pages. Ce pli permet d’obtenir 8 pages avec un minimum de façonnage (d’où son nom).

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  • pli portefeuillePli portefeuille : La feuille est pliée comme le pli fenêtre en 1/4 puis au 3/4, avec un volet central qui fait le double des volets extérieurs. Le volet central est plié au milieu. Les 2 volets intérieurs ont la même taille mais, doivent être plus court de 2 mm, chacun par rapport aux volets extérieurs

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  • pli croiséPli croisé : (aussi appelé pli en 4), un pli dans le sens de la longueur et un pli dans le sens de la largeur. Il permet une ouverture en deux temps.

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.Pour plus d’information sur les plis, rendez-vous sur l’article pliure de wikipedia.

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Bord Franc en premier dans l’enveloppe

Pour faciliter la mécanisation de la mise sous plis, il est nécessaire de faire rentrer un bord franc (le bord plié) le premier dans l’enveloppe. De ce fait les plis comme les plis en accordéon sont parfois difficile à mécaniser.

Enveloppes de marketing direct

Fonctions des enveloppes marketing en mailing papier

Les formats d’enveloppes conditionnent la fabrication des plis et la réception. C’est le premier document avec lequel le réceptionnaire est en contact. Elle permet  :

  1. de « porter » et réunir l’ensemble des documents qui contiennent le message
  2. De donner une idée au réceptionnaire du type de contenu que le message contient, et donc de motiver le réceptionnaire à ouvrir
  3. Parfois d’identifier l’émetteur du message
  4. Parfois de véhiculer des messages marketing
  5. Parfois de sécuriser le contenu du plis : éviter de voir le contenu par transparence, s’assurer que personne ne l’ai lu avant

format c des enveloppes Format des enveloppes marketing

Le format des enveloppes est déterminé par plusieurs critères :

  • Le format des documents que l’enveloppe contient
  • Le choix d’une enveloppe originale (qui change des standards que sont la C4, C5, C6 et DL) ou classique en fonction du message
  • Les contraintes de coût et de mécanisation des prestations : limiter les coûts et pouvoir rapidement produire des plis implique de passer sur des standards. A l’inverse, le besoin de marquer le client implique de changer de format

Aux formats A (exemple : A4, A5, etc.) correspondent les formats « C » des enveloppes (feuille non pliée), exemple : une feuille A4 dans une enveloppe C4, une feuille A5 dans une enveloppe C5, etc. NB : parfois on garde le nom A5, A4, etc pour les enveloppes.

enveloppe c4 : 22,9 cm x 32,4 comFormat C4 : pour une ou plusieurs feuilles A4 non pliées

Le format d’enveloppe C4 correspond aux dimensions suivantes :
22,9 cm x 32,4 cm
. Poids à vide 14,6 grammes environ. C’est un grand format qui est peu utilisé en marketing direct. On l’utilise souvent parce qu’il permet de ne pas plier des feuilles A4. C’est utile pour les documente officiels comme les diplômes. Ce format est surtout utiliser pour les « envois de bureau » et peu pour les envois en volume.

Une enveloppe C4 peut par exemple contenir : une feuille A4, une feuille A3 pliée en deux.

enveloppe C5 16,2 cm x 22,9 cmFormat C5 : limiter les plis avec un A4 plié en deux

Le format d’enveloppe C5 correspond aux dimensions suivantes :
16,2 cm x 22,9 cm. Poids à vide 7,5 grammes environ. C’est un format intermédiaire qui valorise le contenu. Moins utilisé que les formats plus petits, il peut avoir plus d’impact.

Une enveloppe C5 peut par exemple contenir : une feuille A4 pliée en deux, une feuille A3 pliée en quatre.

enveloppe c6 11,4 cm x 16,2 cmFormat C6 : la correspondance habituelle de particulier

Le format C6 d’enveloppe correspond aux dimensions suivantes :
11,4 cm x 16,2 cm. Poids à vide 3,2 grammes environ. C’est le format classique qu’on utilise à titre personnel. Il permet d’insérer des cartes postales. Il a une connotation de correspondance entre particuliers.

Une enveloppe C6 peut par exemple contenir : une feuille A4 pliée en quatre, une carte postale (10 x 15 cm)

enveloppe DL 11 cm x 22 cmFormat DL : les courriers officiels, les relevés de compte, les factures

le format DL d’enveloppe correspond aux dimensions suivantes :
114 cm x 229 cm. Poids à vide 4,5 grammes environ. C’est un format très utilisé pour les correspondances professionnelles : les relevés de comptes bancaire, les courriers officiels, les factures. Il est utilisé aussi bien pour des courriers officiels importants que pour des courriers de communication publicitaire. On y est donc attentif, d’autant plus si il est personnalisé.

enveloppe DL à fenêtreEnveloppes à fenêtre, enveloppes à doubles fenêtres

La fenêtre sur des enveloppes DL correspond le plus souvent aux dimensions suivantes :
Distance de la fenêtre sur l’enveloppe Haut 4,5 cm, Gauche 10 cm, Droite 2 cm, Bas 2 cm.

Ces fenêtre servent à montrer par transparences les coordonnées du destinataire et l’adresses retour (en cas d’enveloppe à double fenêtre). L’enveloppe à fenêtre permet d’éviter d’impression sur les enveloppes.

Patte trapèze gommée (PTG)

La « Patte trapèze gommée » est une caractéristique indispensable à demander, si vous prévoyez une industrialisation des envois. Il s’agit de la patte arrière de l’enveloppe qui est biseautée. Cette patte ne doit pas être non plus collée par autocollant pour industrialiser la production.

Enveloppe et pochette

La différence entre une enveloppe et un pochette est le côté ouvert qui permet d’insérer le document. Sur une enveloppe il s’agit du grand côté, sur une pochette il s’agit du petit côté.

Affranchissement en marketing direct

Produits postaux pour affranchissement lettre en nombre

La Poste est un acteur incontournable de l’envoi de mailing papier. Afin de simplifier la lecture de son offre vous trouverez ci-dessous des résumés et définitions. Cette page est rédigé à titre personnel. Vérifiez les informations auprès de professionnels du routage ou de La Poste.

Tarifs Marketing direct ou courrier publicitaire

Les tarifs des produits dit de « Marketing direct » sont des tarifs préférentiels. La dénomination commerciale utilisée par La Poste est « Destinéo« . Pour accéder à ces tarifs, il y a des conditions strictes. Ces règles concernent notamment :

  • Le contenu même des messages : pour de la prospection, vente, information
    PAS accessible :
    – Si les messages sont confidentiels, obligatoires, ou pour l’administration des ventes.
    – Dès qu’on fait référence à un montant précis on n’est plus accès au Destinéo : référence à un montant d’achat, de commande passée, de don acquitté, de réserve de crédit détenue, de versement effectué.
    – Si Le message ou le contenu du message ne sont pas gratuits (exemple : catalogue payant)
  • La présentation des plis : Pour toute précision consulter le guide pratique de prise en charge des courriers
  • Le volume minimum de plis envoyés

Il existe notamment deux offres très utilisées dans le marketing direct : Destineo intégral standard distri et Destineo intégral mécanisable (les conditions d’accès à ces offres sont disponibles sur le site de la poste)

Courriers de gestion

Il s’agit de courrier relevant d’une gestion de relation client et ils ne bénéficient pas des tarifs « destinéo » cf. gamme d’affranchissement de courrier de gestion sur le site de La Poste.

Tarifs Généraux

  • Lettre prioritaire : il s’agit du tarif général pour toute la France (y-compris l’Outre-Mer). Un des avantages de cette offre est son délai : J+1. Son inconvénient, par rapport aux autres offres est son coût plus élevé. Il existe des options pour suivre ses courriers.
  • Ecopli : il s’agit d’un tarif d’affranchissement économique (plus économique que la lettre prioritaire) avec un délai de livraison à J+4 pour toute la France (y-compris l’Outre-Mer).
  • Lettre verte : plus économique que la lettre prioritaire, cet affranchissement garanti un traitement « plus respectueux de l’environnement », c’est-à-dire que la lettre ne prend pas l’avion et a été conçu pour émettre 30% de CO2 en moins. Le délai est sur du J+2.

Tarifs Presse

Les tarifs de la catégorie « presse » sont fixés par l’Etat. Ces tarifs sont réduits, mais il faut répondre à certaines conditions :

« Les journaux et écrits périodiques présentant un lien avec l’actualité, apprécié au regard de l’objet de la publication, peuvent bénéficier du tarif de presse s’ils remplissent les conditions ... » la suite sur le site Presse Poste

Les Films pour le routage

Films pour emballer les documents

Les films sont utilisés pour emballer des documents avant routage. On parlera de Laise (largeur), pas de coupe (longueur) et micronnage (épaisseur) en µ, pour qualifier les démentions de la bobine de film qui sera utilisée en production pour emballer les documents.

Granulés de polyethylene

image Wikipedia

Le poly hétilène est principalement utilisé pour le routage. On le retrouve également dans les emballages plastiques (les sacs plastics). Les films sont soit collés, soit soudés. Il existe deux catégories principalement utilisées dans le routage :

  • Films poly hétilène haute densité (PEHD)

Ce type de film donne une impression terne. Il est économique et très résistant. On trouve régulièrement l’épaisseur de 15 µ (microns) pour des documents peu épais. Le matière utilisée pour ces film est proche des celle qu’on utilise pour fabriquer les sacs plastics.

plastic polyethylene

image wikipedia

  • Films poly hétilène basse densité (PEBD)

Film plus transparent, avec un bon rendu, même si il est peu résistant.

  • Films polypropylènes

Film très brillant avec un excellent rendu. Ce film est très utilisé chez les fleuristes. Il donne une qualité de rendu supérieure aux deux autre types de films présentés ci-dessus.

  • Films thermo retractable

Film résistant, notamment utilisé pour envoyer les annuaires et les gros catalogues

  • Films oxodégradable

Le film oxodégradable, présente de qualités en terme de respect de l’environnement.

film avec aplat

image wikipedia

  • Films avec aplat de couleurs

Les aplats de couleurs sur les films permettent d’avoir une couleur uniforme sur toute une face de l’emballage d’un document. On peut de ce fait avoir des visuels qui sont ajoutés sur cet aplat.

Intégralité et intégrité de documents

Toutes les adresses traitées avec les bons contenus

Pour certains envois de courriers importants, on doit s’assurer que :intégralité du fichier

  • Tous les destinataires vont bien recevoir les courriers qu’on envoi – l’intégralité du fichier a donc été traitée
  • Tous les destinataires vont bien avoir tous les documents prévus dans le courrier – l’intégrité du éléments du contenu du courrier s’y trouve

En effet, quand on envoi des courriers en nombre il peut y avoir sur le volume quelques courriers qui servent au calage des machines de mise sous plis et qui ne sont donc pas ou pas bien traités. Les techniques d’intégralité et d’intégrité servent éviter ces erreurs potentielles.

Rapprochement de documents

Personnaliser plusieurs documents dans un courrier papier

Rapprocher des documents lors d’un envoi de courrier signifie s’assurer que plusieurs documents personnalisés correspondent bien au destinataire du courrier.

A partir du moment où dans un courrier il y a plusieurs documents qui sont personnalisés, on doit faire du rapprochement pour vérifier qu’on met bien les bons documents au bon destinataire.

courrier personnalisé

courrier personnalisé 1

   

courrier personnalisé 2

courrier personnalisé 2

Occasions de communication

Voici quelques exemples où le rapprochement est nécessaire :

  • courrier personnalisé / bons de réductions personnalisés
  • courrier personnalisé / carte de fidélité personnalisé
  • lettre d’invitation /  carton d’invitation personnalisé
  • courrier comportant plusieurs pages personnalisées
  • courrier personnalisé / bon de commande personnalisé
  • courrier personnalisé dans une enveloppe avec le pavé adresse (donc personnalisé). C’est une des raisons qui incite à utiliser des enveloppes à fenêtre : pour éviter un rapprochement.
  • etc…