Faire un rétroplanning

Préparer une opération de communication avec un rétroplanning

Une opération de communication est un projet avec des intervenants, des prestataires, des étapes, et surtout des dates butoirs à ne pas dépasser. Pour réussir ce projet il faut établir un rétroplanning : un document qui regroupe toutes les étapes du projet avec des dates de réalisation. Il permet :

  • de savoir où on en est dans le projet,
  • d’organiser le travail d’équipe et impliquant chaque intervenant sur ses délais de réalisation,
  • d’anticiper tout décalage de projet

Pour vous aider dans cette tâche voici quelques conseils.

Une liste de tâches à faire, organisée par date

to do listeLa première date qu’on positionne est la date de livraison au destinataire final. Cette date peut être déterminée par un évènement commercial (exemple promotion du 10 au 15 juin !).

Pour arriver à cet objectif il faut ensuite :

  • établir une liste de tâches.
  • pour chacune des tâches, en estimer le délai nécessaire
  • positionner les tâches sur le calendrier (date de début, date de fin, durée) – Si ces tâches sont pilotées par vous, il faut aussi positionner les ressources nécessaires (machines, financières, humaines) selon
    • leur ordre (y-a-t-il des étapes qui doivent être réalisées obligatoirement avant?),
    • Est-ce que plusieurs tâche peuvent être réalisées en même temps ?
  • positionner les étapes de validation
  • Estimer les marges de manœuvre (les délais en plus qui permettent de faire face à un éventuel retard)

La réussite du projet consiste à

  • ne pas oublier de tâche
  • allouer les ressources nécessaires et le temps nécessaire à chaque tâche

Pour anticiper au maximum ce qui peut arriver sur un projet, il est important de se référer à l’historique : a-t-il été déjà fait ? Quel délais a-t-il nécessité ? Quelles difficultés ont été rencontrées ?

Gestion de projet et diagramme de Gant

diagramme de ganttLe diagramme de Gant est un outil très utilisé en gestion de projet. Il permet de visualiser les différentes tâches dans le temps et qui composent un projet. On y positionne :

  • en abscisse les unités de temps (mois, semaine ou en jours)
  • en ordonnée les différents postes de travail (ou les différentes tâches)

Spécificité des opérations de communication

Dans les opérations de communication, il est fréquent de ne pas avoir de marge de manœuvre ou très peu. L’autre spécificité est qu’on utilise régulièrement des prestataires ou intervenant extérieurs dans le projet. Il  faut donc leur communiquer le plus en amont possible ce rétroplanning et les contraintes du projet pour qu’ils les prennent en compte et s’y engagent. Enfin en cas de décalage, il faut refaire un rétroplanning et prévenir tous les intervenants.

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